dokumentyfirmowe

Dokumenty firmowe – jak długo przechowywać papiery?

Na pojęcie dokumentów firmowych składa się dokumentacja księgowa, dokumentacja zgłoszeniowa, która rejestruje osobę zakładającą firmę i rozliczeniowa z ZUS, a także dokumentacja pracownicza. Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest przechowywanie całej dokumentacji firmy, dlatego też warto znać terminy obowiązujące przy jej przechowywaniu.

Zgodnie z wytycznymi art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, dokumentacja księgowa, w skład której wchodzą: księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, dowody księgowe w postaci faktur i rachunków oraz dokumentów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych, ulega przedawnieniu po upłynięciu okresu 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym minął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że w razie kontroli skarbowej wszystkie dokumenty, przy użyciu których wypełnione zostało zeznanie PIT za 2015 r., należy przechowywać do końca 2021 r. Tegoroczny termin rozliczenia się z fiskusem upływa 2 maja.

Znacznym ułatwieniem dla podatnika jest ujednolicenie terminu przechowywania dokumentacji firmowej. Dzięki takiemu rozwiązaniu dokumenty nie są obecnie przechowywane ze względu na datę ich wystawienia, ale grupując je w konkretne lata podatkowe. Istotny jest także fakt, iż deklaracja roczna powinna być przechowywana przez okres 5 lat od zakończenia roku, w którym została ona złożona.

niszczeniedokumentowpoznanW przypadku dokumentacji zarówno zgłoszeniowej do ZUS czy ZUA, jak i rozliczeniowej z ZUS DRA, termin przechowywania również wynosi 5 lat. Warto jednak pamiętać, że okres ten obowiązuje tylko te dokumenty, które zostały wystawione po 1 stycznia 2012 r. Wcześniej bowiem obowiązek ten wynosił 10 lat, zatem wszystkie dokumenty, które powstały przed zakończeniem 2001 r. podlegają właśnie tym starym regulacjom. Najdłuższy termin przechowywania dokumentacji firmy dotyczy dokumentów pracowniczych, czyli karty wynagrodzeń i listy płac oraz wszystkich innych dowodów potwierdzających okres zatrudnienia pracownika. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest przechowywanie ich w archiwum firmowym przez okres aż 50 lat, licząc od ostatniego dnia pracy danego pracownika.

Po upłynięciu czasu, w którym obowiązek przechowywania konkretnych dokumentów minie, należy zadbać o ich bezpieczną utylizację. Jest to bardzo istotna kwestia, ponieważ zapobiega sytuacji, w której poufna dokumentacja, jak np. rozliczenia finansowe firmy czy dane personalne klientów i pracowników mogłaby trafić w niepowołane ręce. Ponadto, warto pamiętać, że za rozpowszechnianie takich informacji, przez które rozumie się ich wyrzucenie do śmieci bez uprzedniego zniszczenia, grozi odpowiedzialność karna. Dlatego, aby uniknąć tego typu problemów warto zlecić niszczenie dokumentacji do firmy specjalizującej się w tym zakresie.

Sprawdź naszą ofertę związaną z niszczeniem dokumentów.