Niszczenie dokumentów

Jak niszczyć firmowe dokumenty

Niemal każda firma codziennie generuje dużą ilość różnego rodzaju dokumentów. Jest to spowodowane koniecznością dokumentowania na papierze wszelkich umów, rozliczeń czy potwierdzeń. Jednak z biegiem czasem niektóre z tych pism ulegają przedawnieniu i nie ma obowiązku ich archiwizacji w biurowych szafkach. Warto wtedy znaleźć firmę, która w bezpieczny sposób zajmie się zniszczeniem zbędnej już dokumentacji.

Większość ważnej dokumentacji z różnych względów musi być przechowywana w firmie przez określony czas. Dopiero po jego upływie istnieje prawna możliwość ich zniszczenia. Mimo przedawnienia, wszelkie dokumenty ze względu na informacje jakie są w nich zawarte, nie mogą trafić w niepowołane ręce. Mowa tu o danych personalnych pracowników i klientów, rozliczeniach finansowych bądź tajemnicach handlowych firmy, za rozpowszechnienie których, również poprzez pozostawienie niezniszczonych na śmietniku, grozi odpowiedzialność karna.

Strzępy papieruIstnieje wiele rodzajów dokumentów, których okres przedawnienia różni się od siebie. Terminy ich przechowywania określane są pod różnymi kątami. Do jednych z najbardziej skomplikowanych i wymagających uwagi należy dokumentacja podatkowa. W jej skład wchodzą między innymi wszystkie faktury VAT, zarówno oryginały jak i kopie, księgi podatkowe, dokumentacja poboru i inkasu podatkowego. Zgodnie z obowiązującą ustawą, taka dokumentacja powinna być przechowywana przez okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Okres przechowywania dokumentacji ubezpieczeniowej zależy od jej rodzaju. Pierwszym są dokumenty zgłoszeniowe, rejestrujące osobę zakładającą firmę, która będzie w przyszłości płacić składki za zatrudniane osoby. W ich przypadku nie ma konkretnie ustalonego terminu przechowywania. Przyjmuje się zatem, że należy ją zachować na cały okres prowadzenia działalności. Kolejnym rodzajem jest dokumentacja rozliczeniowa, którą płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez 10 lat. Ostatnim rodzajem dokumentacji ubezpieczeniowej są dokumenty płatnicze. Stanowią one dowód na płacenie składek w terminie. Jako, że składki są podstawą kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorcy oraz potwierdzają uprawnienia do emerytury, należy je przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Dokumentacja pracownicza, w skład której wchodzą między innymi listy płac, karty wynagrodzeń oraz wszelkie inne dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia, przechowywana jest przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego płatnika. Z kolei dokumentacja pomocnicza – przez okres 5 lat.

Papier zapakowny w workiDokumentacja firmowa, po upływie tych terminów, powinna być zniszczona w sposób trwały, uniemożliwiający komukolwiek uzyskanie dostępu do znajdujących się w niej poufnych informacji. W takiej sytuacji warto skorzystać z usługi firmy specjalizującej się w profesjonalnym i przede wszystkim bezpiecznym niszczeniu dokumentów. Podczas takiego procesu stosuje się wszelkie standardy zachowania bezpieczeństwa. Na miejsce odbioru dokumentów dostarczane są worki i plomby, w które następnie pakowane są dokumenty. Zarówno wydanie dokumentów pracownikom firmy usługowej jak i zniszczenie ich przy pomocy profesjonalnej niszczarki, potwierdzone jest wystawionymi przez wykonawcę usługi protokołami.

Początek roku to dobry moment na uporządkowanie dokumentacji przedsiębiorstwa. By przekazać ją do zniszczenia, należy najpierw skupić się na jej odpowiednim przeanalizowaniu. Zachowanie poufnych informacji, dotyczących zarówno tajemnic firmy, jak i danych personalnych czy finansowych pracowników i klientów, powinno stanowić istotną kwestię dla każdego właściciela przedsiębiorstwa.